Institut za etnologiju i folkloristiku (dalje: Institut), kao javna ustanova i kao voditelj obrade osobnih podataka, osobne podatke koje prikupi obavljanjem svoje djelatnosti vodi i obrađuje sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka EU 2016/679 (Uredba) i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka („Narodne novine“ 42/18).
Voditelj obrade:
INSTITUT ZA ETNOLOGIJU I FOLKLORISTIKU (IEF)
Šubićeva 42, 10000 Zagreb
e-mail: institut@ief.hr
Službenik za zaštitu podataka:
Ivana Koržinek Hadžić, mag. iur.
e-mail: gdpr@ief.hr
POLITIKA PRIVATNOSTI INSTITUTA ZA ETNOLOGIJU I FOLKLORISTIKU
Institut za etnologiju i folkloristiku (dalje u tekstu: IEF) pridaje iznimnu važnost zaštiti osobnih podataka svojih zaposlenika, suradnika, korisnika i sudionika u znanstvenim istraživanjima. Ova Politika privatnosti objašnjava na koji se način osobni podaci prikupljaju, koriste, čuvaju i štite u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (GDPR; dalje u tekstu: Opća uredba) i Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka.
IEF obrađuje osobne podatke isključivo na temelju zakonitih, poštenih i transparentnih pravnih temelja navedenih u nastavku.
SVRHA I PRAVNI TEMELJI ZA OBRADU OSOBNIH PODATAKA
1. Obrada u okviru izvršavanja ugovora
U smislu članka 6. stavka 1. točke (b) Opće uredbe, IEF obrađuje osobne podatke koji su nužni za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora poput osobnog imena, OIB-a te drugih podataka važnih za sklapanje i izvršenje ugovora.
2. Obrada radi ispunjenja pravnih obveza
U smislu članka 6. stavka 1. točke (c) Opće uredbe, IEF obrađuje osobne podatke radi zapošljavanja i vođenja evidencija o zaposlenicima, ispunjavanja obveza prema nadležnim tijelima (npr. HZMO, HZZO, nadležno ministarstvo, Porezna uprava), ispunjenja zakonskih obveza iz područja računovodstva, javne nabave te arhiviranja javnog arhivskog gradiva.
3. Obrada temeljem legitimnog interesa
U smislu članka 6. stavka 1. točke (f) Opće uredbe, IEF obrađuje osobne podatke u svrhu vođenja evidencija korisnika Knjižnice i Dokumentacije Instituta, prikupljanja pokazatelja korištenosti Repozitorija IEF-a te radi osiguravanja preduvjeta za postupanje po zahtjevima iz područja informacijske sigurnosti i zaštite imovine.
4. Obrada temeljem privole ispitanika
Za određene aktivnosti, osobni podaci poput imena, prezimena i e-mail adresa sudionika znanstvenih i stručnih skupova, tribina i sličnih događanja u organizaciji IEF-a obrađuju se na temelju njihove dobrovoljne privole. Ovi podaci mogu se koristiti, primjerice, za obavještavanje o događanjima i slanje relevantnih materijala, dokumentiranje i promociju događanja (fotografije, videozapisi) te pripremu popisa sudionika.
Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem zahtjeva na gdpr@ief.hr, a povlačenje ne utječe na zakonitost obrade provedene prije njezina povlačenja.
KORIŠTENJE „KOLAČIĆA“
Na službenim internetskim stranicama www.ief.hr koriste se „kolačići“ (cookies) – male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na računalu ili mobilnom uređaju posjetitelja radi osiguranja tehničke funkcionalnosti i poboljšanja korisničkog iskustva. Kolačići koji se koriste na internetskim stranicama dijele se u dvije kategorije:
- Nužni kolačići (Necessary cookies): Ovi kolačići neophodni su za pravilno funkcioniranje osnovnih mogućnosti i sigurnosnih značajki internetske stranice. Za njihovo korištenje nije potrebna privola korisnika jer bez njih stranica ne može raditi te oni ne pohranjuju nikakve osobne podatke.
- Nenužni kolačići (Non-necessary cookies): U ovu kategoriju spadaju kolačići koji nisu nužni za sam rad stranice, već se koriste za prikupljanje analitičkih podataka o posjećenosti (npr. Google Analytics), praćenje ponašanja korisnika ili prikazivanje integriranog vanjskog sadržaja. Ovi se kolačići pohranjuju u preglednik isključivo na temelju dobrovoljne privole korisnika.
Upravljanje kolačićima
Korisnik u svakom trenutku može prihvatiti, odbiti ili promijeniti svoje postavke kolačića putem namjenskog skočnog prozora (cookie banner) na stranici. Također, kolačići se mogu blokirati ili obrisati i unutar postavki samog internetskog preglednika, no isključivanje određenih kolačića može utjecati na kvalitetu pregledavanja internetske stranice.
PRAVA ISPITANIKA U VEZI S OBRADOM OSOBNIH PODATAKA
Za ostvarivanje prava zajamčenih Općom uredbom, ispitanici se mogu obratiti službeniku za zaštitu podataka IEF-a putem e-mail adrese: gdpr@ief.hr ili slanjem dopisa na adresu sjedišta Instituta.
Prava ispitanika uključuju:
- Pravo na pristup: ishođenje potvrde o tome obrađuju li se osobni podaci te pristup tim podacima i informacijama o obradi
- Pravo na ispravak: ishođenje ispravka netočnih ili dopune nepotpunih osobnih podataka bez odgađanja
- Pravo na brisanje („pravo na zaborav“): brisanje osobnih podataka ako više nisu nužni za svrhu obrade, uz iznimke propisane člankom 17. stavkom 3. Opće uredbe
- Pravo na ograničenje obrade: privremeno ograničavanje obrade podataka u slučajevima predviđenim Općom uredbom (npr. dok se provjerava točnost podataka).
- Pravo na prigovor: podnošenje prigovora na obradu osobnih podataka koja se temelji na legitimnom interesu IEF-a.
- Pravo na prenosivost podataka: zaprimanje podataka u strukturiranom, uobičajeno upotrebljivom i strojno čitljivom formatu, ako je primjenjivo (kada se obrada temelji na privoli ili ugovoru).
Ispitanici također imaju pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu – Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), na jedan od načina navedenih na mrežnoj stranici Agencije https://azop.hr/zahtjev-za-utvrdivanje-povrede-prava/.
PRIMATELJI I IZVRŠITELJI OBRADE
Osobni podaci mogu se proslijediti izvršiteljima obrade koji pružaju informatičke, administrativne ili tehničke usluge za IEF te primateljima kao što su nadležna državna tijela, nacionalne i međunarodne agencije za financiranje i kontrolu provedbe projekata, partneri u projektima, revizorska tijela i drugi.
Osobni podaci se ne prosljeđuju trećim stranama u komercijalne svrhe.
SIGURNOST OSOBNIH PODATAKA
IEF primjenjuje tehničke i organizacijske mjere zaštite kako bi se osigurala povjerljivost, cjelovitost i dostupnost osobnih podataka te spriječilo neovlašteno korištenje, gubitak ili pristup.
ROK POHRANE OSOBNIH PODATAKA
Osobni podaci pohranjuju se koliko je potrebno za ostvarenje svrhe obrade, a zatim se brišu ili arhiviraju sukladno zakonskim propisima te internom aktu IEF-a.
KONTAKT INFORMACIJE
Za sva pitanja u vezi obrade osobnih podataka možete se obratiti na: gdpr@ief.hr
IZMJENE POLITIKE PRIVATNOSTI
Ova Politika privatnosti redovito se ažurira radi usklađenosti s važećim propisima i praksom. Sve izmjene bit će objavljene na službenim internetskim stranicama IEF-a.